یک کارمند اداری چه مهارت هایی باید داشته باشد؟

کارمند اداری کیست؟
به طور کلی کارمند اداری فردی است که در انجام امور اداری و دفتری تبحر ویژه‌ای دارد. برای داشتن این شغل نیاز به تحصیلات مرتبط و در سطح بالایی نیست. بلکه نیاز است فرد نسبت به وظایف و روند کاری سازمانی که قرار است در آن مشغول شود، آشنایی کامل داشته باشد.
یک فرد به عنوان کارمند اداری باید بتواند از عهده امور اداری مانند تایپ و طبقه‌بندی اسناد، پاسخگویی به تماس‌ها، وارد کردن اطلاعات و ثبت سوابق به درستی برآید. تعریفی که برای این شغل وجود دارد متناسب با خواسته سازمان و کارفرما متفاوت است. به عنوان مثال وظایفی که یک کارمند اداری در مدارس بر عهده دارد با وظایف کارمندی که در سازمان‌ها و دفاتر مؤسسات مختلف مانند بیمارستان، دانشگاه یا شرکت‌های تجاری متفاوت است.

کارمند اداری و دفتری چه تفاوت هایی دارند؟
در اکثر مواقع، این شغل با کارمند دفتری اشتباه گرفته می‌شود. در صورتی که این دو، با یکدیگر متفاوت هستند. در واقع کارمند دفتری زیرمجموعه‌ای از کارمند اداری است که به عنوان یک منشی یا اپراتور پشتیبانی شناخته می‌شود. نقش اصلی او در یک سازمان، مربوط به تشکیل پرونده، پاسخگویی به تماس‌ها و امور اداری سطح پایین ادارات است.
در مقابل، شغل کارمند اداری چیزی فراتر از این است و در کنار وظایف مهم کارمندی، ممکن است اموری مانند تشکیل پرونده و همچنین مدیریت تماس‌ها و پاسخگویی به آن‌ها را نیز انجام دهد. در واقع انجام امور مربوط به این شغل، نسبت به کارمند دفتری به آموزش و تخصص بیشتری نیاز دارد. می‌توان گفت هر دو شغل مربوط به سیستم مدیریتی وظایف در سازمان‌ها در سطوح مختلف می‌شوند.


برای کارمند اداری شدن چه مراحلی لازم است؟

اکثر کارفرماها هنگام درج آگهی استخدام در شرایط استخدام نیرو به عنوان کارمند اداری، داشتن حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مرتبط مانند مدیریت را لحاظ می‌کنند. در واقع برای این که بتوان وارد این شغل شد، باید تا حد امکان مهارت‌ها و توانمندی‌های خود را ارتقا داد. به عنوان مثال تسلط بر امور تایپی، نرم‌افزارهایی مانند آفیس و موضوعاتی مانند مدیریت پایگاه داده و ارتباطات تجاری بسیار مؤثر خواهد بود. افراد علاقه‌مند به این شغل، باید در ضمن خدمت آموزش ببیند. از طرفی رعایت نکات زیر کمک کننده خواهد بود.

شرکت در دوره‌های مختلف جهت گرفتن مدرک:
یکی از راه‌هایی که به شما کمک خواهد کرد تا در استخدام کارمند اداری یا دفتری پذیرفته شوید، شرکت در دوره‌های مختلف مهارت‌های دفتری است. شما با شرکت در دوره‌هایی مانند افزایش سواد رایانه‌ای، سرعت تایپ و نرم‌افزارهای پرکاربرد مانند ورد و اکسل علاوه بر این که قابلیت خود را بالا می‌برید، با کسب مدرک، شانس بالاتری برای پذیرفته شدن در این شغل را خواهید داشت.

ارسال درخواست کار برای این شغل:
بعد از افزایش مهارت‌های خود، یکی از کارهای مهم دیگری که نیاز است انجام دهید، ارسال درخواست همکاری برای شرکت‌های نیازمند است. جهت این کار می‌توانید با مشاهده آگهی‌های مربوط به استخدام در سایت‌های کاریابی مختلف از جمله سایت کاریابی ایران استخدام، شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف خصوصی و دولتی را که به دنبال استخدام کارمند اداری هستند پیدا کنید. سپس با مطالعه شرایط کاری آن‌ها، در صورت تمایل، رزومه کاری خود را برای آن‌ها ارسال کنید. سایت ایران استخدام در سیستم رزومه ساز خود امکان ساخت رزومه حرفه‌ای برای شما به وجود آورده است.

برخورداری از آموزش ضمن خدمت:
علاوه بر موارد فوق، اگر می‌خواهید در این زمینه موفق شوید نیاز است در حین کار نیز به فکر یادگیری باشید. گاهی اوقات در شرکت‌های مختلف نیاز است با مهارت‌های تخصصی‌تری مانند یادگیری نرم‌افزارهای حسابداری و مهارت‌های کسب‌وکار آشنا شد. در این صورت در حین خدمت، کارفرما آموزش‌های لازم را در این زمینه برای کارجو در نظر خواهد گرفت.